Viele Probleme bei der Verwaltung von E-Mails sind auf verzögerte Antworten und Aktionen zurückzuführen.
Diese Probleme treten auf, wenn Empfänger eine E-Mail-Nachricht öffnen und lesen (oder durchblättern), auf die nächste Nachricht klicken und diese überfliegen usw. , wenn Sie keine Nachricht bearbeiten oder darauf reagieren, bevor Sie mit der nächsten fortfahren. Wenn Sie dies nicht sofort tun, müssen Sie die Nachricht wahrscheinlich noch mindestens einmal öffnen und lesen, wodurch sich der Zeitaufwand verdoppelt. Manchmal können Sie sich überhaupt nicht an die Nachricht erinnern oder zu ihr zurückkehren. Aufgrund des E-Mail-Aufkommens haben die meisten Personen selten Zeit, frühere Nachrichten erneut zu lesen.
Diese Methode zum Überfliegen und Verzögern ist eine ineffiziente und ineffiziente Methode zum Verwalten der E-Mail-Kommunikation.
Diese Probleme treten auf, wenn Empfänger eine E-Mail-Nachricht öffnen und lesen (oder durchblättern), auf die nächste Nachricht klicken und diese überfliegen usw. , wenn Sie keine Nachricht bearbeiten oder darauf reagieren, bevor Sie mit der nächsten fortfahren. Wenn Sie dies nicht sofort tun, müssen Sie die Nachricht wahrscheinlich noch mindestens einmal öffnen und lesen, wodurch sich der Zeitaufwand verdoppelt. Manchmal können Sie sich überhaupt nicht an die Nachricht erinnern oder zu ihr zurückkehren. Aufgrund des E-Mail-Aufkommens haben die meisten Personen selten Zeit, frühere Nachrichten erneut zu lesen.
Diese Methode zum Überfliegen und Verzögern ist eine ineffiziente und ineffiziente Methode zum Verwalten der E-Mail-Kommunikation.
Sofort antworten
Bitte antworten Sie, wenn möglich, sofort per E-Mail. Wenn Sie Ihre Antwort nach dem Scannen Ihrer E-Mail verzögern, verlieren Sie Zeit, da Sie dieselbe E-Mail erneut lesen und Entscheidungen erneut treffen müssen. Nehmen Sie sich am besten gleich nach dem Lesen der E-Mail Zeit, um die E-Mail zu beantworten, zu löschen oder abzulegen.
- Antworte innerhalb von 24 Stunden
Idealerweise ist es am besten, innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach Erhalt einer E-Mail auf eine E-Mail zu antworten. Wenn Sie zusätzliche Zeit benötigen, um eine Entscheidung zu treffen oder Maßnahmen zu ergreifen, geben Sie sich einen Termin und informieren Sie den Absender darüber. Wenn Sie nicht in der Stadt sind, empfiehlt es sich, eine automatische Antwort zu aktivieren, die eine E-Mail an den Absender sendet, von dem aus Sie nicht in der Stadt sind, und wenn Sie erwarten, auf E-Mails zu antworten.
- Annahmen nicht erstellen
Wenn Sie auf eine E-Mail- oder Aufgabenanfrage nicht antworten, haben Sie stillschweigend entschieden, dass keine Antwort erfolgt. Dies betrifft Ihre Kollegen, die Entscheidungen treffen, die Sie möglicherweise nicht treffen möchten. Diese Annahmen verursachen normalerweise Reibungs- und Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz.