Um E-Mails effektiv zu verwalten, wenden Sie drei Schritte an. Nachdem Sie eine E-Mail geöffnet haben, gehen Sie wie folgt vor:
Lesen Sie alles durch.
- Antworten Sie .auf die E-Mail
Wenn keine sofortige Antwort möglich ist, bestätigen Sie zumindest dem Sender den Eingang der E-Mail. Diese Nachricht verbleibt im ursprünglichen Zustand im Posteingang.
Eine Markierung (Flag o.ä.) kann zusätzlich auf den Grund für das Aufschieben der Antwort hindeuten, z.B. das eine betroffene Aktion noch nicht abgeschlossen ist.
- Entfernen Sie die Nachricht aus Ihrem Posteingang, sobald keine weitere Aktion nötig ist, indem Sie sie löschen oder zum Ablegen.verschieben.
Mit dieser E-Mail-Verwaltung können Sie jede E-Mail nur einmal bearbeiten. Dieser Ansatz reduziert die Unordnung im Posteingang, ermutigt zu sofortiger Reaktion und Aktion und macht das erneute Lesen von E-Mails (entweder zur Beantwortung oder zum Ablegen) überflüssig. So wie niemand einen riesigen Stapel Papiere ablegen möchte, möchte niemand eine lange Liste von E-Mail-Nachrichten erneut lesen und ablegen.
Tipp Wenn eine Reihe von E-Mails geschrieben wurde und das Problem nicht in drei oder vier E-Mails behoben wurde, sollten Sie mit der Person direkt, telefonisch oder in einer Besprechung sprechen, um das Problem zu beheben. Denken Sie daran, dass E-Mails ein Kommunikationsinstrument sind, jedoch nicht in allen Situationen die direkte verbale Kommunikation ersetzen.
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