Leider ist es Zeitverschwendung, schlecht geschriebene oder unklare E-Mails zu lesen und zu beantworten. Es ist wichtig, beim Verfassen von E-Mails klar und präzise zu sein und Ihre Nachrichten so zu schreiben, dass der Empfänger sie schnell lesen und beantworten kann. Die Kunst der effektiven Zusammenstellung von E-Mails ist notwendig, um die Zeit zu maximieren, die Sie sowie Ihre Empfänger haben.
Betreffzeilen löschen
Schreibe eine Betreffzeile, die den Inhalt deiner Nachricht vollständig beschreibt. Beschreiben Sie die wichtigsten Informationen in der Betreffzeile, damit der Empfänger auf den ersten Blick feststellen kann, um welchen Betreff es sich handelt, ohne die E-Mail-Nachricht zu öffnen. Ein geeigneter Betreff ist auch wichtig, damit der Inhalt der E-Mail in Zukunft abgerufen werden kann. Wenn sich der E-Mail-Inhalt und der Betreff nach ein paar Wechseln ändern, müssen Sie auch die Betreffzeile ändern. Je klarer, detaillierter und genauer Ihre Betreffzeilen sind, desto einfacher ist es, diese Nachrichten später zu sortieren, abzulegen und abzurufen. Je wahrscheinlicher es ist, dass Ihre Empfänger Ihre Nachrichten genau und schnell lesen und beantworten
- Seien Sie kurz
Versuchen Sie, alle E-Mail-Nachrichten kurz und prägnant zu halten, nicht länger als eine Bildschirmseite. Wenn das Lesen der E-Mail länger als 2-3 Minuten dauert, sollten Sie Inhalte löschen und präziser gestalten. Wenn Sie Ihre E-Mail kurz halten, wird der Empfänger ermutigt, sie sofort zu lesen. Wenn E-Mails zu lang werden, überspringen Einzelpersonen Ihre E-Mails möglicherweise zu einer anderen E-Mail, die kürzer ist. Nachdem eine E-Mail übersprungen wurde, wird die Wahrscheinlichkeit, dass ein Leser zu Ihrer E-Mail zurückkehrt, aufgrund der täglichen Flut von E-Mails in jedem Posteingang geringer.
- Kurze E-Mail-Formatierung
Halten Sie die E-Mail kurz und geben Sie klar an, welche Aktion oder Entscheidung von den Empfängern verlangt wird, und geben Sie eine empfohlene Frist für die Beantwortung an. Diese Informationen sollten sich in den ersten Sätzen der E-Mail befinden. Verwenden Sie die Formatierung, um das Lesen der E-Mail zu erleichtern. Verwenden Sie Fettdruck, Unterstreichung, Aufzählungszeichen und Nummerierung, um einzelne Probleme hervorzuheben.
Tipp E-Mail-Nachrichten auf einen einzigen Betreff beschränken. Dies hilft Ihnen und Ihren Empfängern, sich auf das wesentliche Thema zu konzentrieren, die Nachrichten kurz zu halten und die E-Mail-Nachricht zu einem anderen Zeitpunkt zu finden und darauf zu verweisen.
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