Ermitteln Sie die Ursache
Warum müssen wir uns ständig mit E-Mails befassen? Das ist die Frage, die sich jede Person stellen muss, um E-Mails effizienter zu gestalten. Nachdem Sie Ihre E-Mail-Gewohnheiten erkannt haben, können Sie bewusst entscheiden, wie Sie sie am besten ansprechen und ändern, um Ihren Tag zu maximieren. Möglicherweise fördert die Unternehmenskultur, in der Sie arbeiten, das sofortige Anzeigen aller E-Mails und erwartet eine sofortige Antwort. Oder Sie haben einfach das Gefühl, dass Sie nichts verpassen möchten. Ein weiterer Grund ist, dass E-Mails leicht angezeigt und beantwortet werden können und daher eine gute Möglichkeit sind, andere Prioritäten und Aufgaben zu vermeiden.
- Zeitplan erstellen
Jeder Job hat seine eigenen Anforderungen, wie oft E-Mails angezeigt und beantwortet werden müssen. Überprüfen Sie die E-Mails in der Regel zwei- oder dreimal am Tag.
Da jeder Job anders ist, sollten Sie berücksichtigen, wann die E-Mail-Verwaltung am besten zu Ihren Jobaktivitäten und Ihrem Tagesablauf passt. Der Schlüssel ist zu bestimmen, wie viel Zeit pro Tag für die Verwaltung von E-Mails benötigt wird. Dann ist es am besten, die besten Tageszeiten für das Überprüfen, Verwalten und Beantworten von E-Mails zu ermitteln. Möglicherweise ist es besser, auf Anrufe zu reagieren oder Maßnahmen zu ergreifen, die oberste Priorität haben, als sich auf E-Mails zu konzentrieren. Dieser Zeitplan kann je nach Besprechungen, Terminen und anderen Problemen, die während des Tages auftreten, variieren.
Der Schlüssel ist, dass Sie nicht den ganzen Tag lesen und auf E-Mails antworten müssen. Das Entwickeln eines E-Mail-Zeitplans kann eine Möglichkeit sein, um dieser Gewohnheit entgegenzuwirken.
- Einstellungen mitteilen
Wenn sich Ihre Kollegen, Kunden, Lieferanten und sonstigen Hauptansprechpartner an Ihre sofortige Antwort gewöhnt haben, lassen Sie sie eine 24-Stunden-Antwort erwarten (es sei denn, Sie sind nicht im Büro). Kommunizieren Sie auch am besten mit Ihnen in dringenden Fällen oder in Notfällen. Wenn Sie lieber von jemandem angerufen werden möchten, als von einer E-Mail-Adresse, teilen Sie dies anderen mit.
- Verliere nicht den Fokus
Während der Tageszeit, zu der Sie keine E-Mails verwalten, sollten Sie die Warnfunktion "Neue E-Mails" deaktivieren, wenn Sie eine E-Mail erhalten. Dies verhindert, dass Ihre Aufmerksamkeit von den aktuellen Aufgaben abgelenkt wird, um eingehende E-Mails zu lesen. Oder schließen Sie das E-Mail-Programm ganz, um sich auf andere Prioritäten zu konzentrieren. Auf diese Weise werden Sie nicht in Versuchung geraten, in E-Mails verwickelt zu werden, wenn Sie an anderen Aktionselementen arbeiten.